Projektmanagement visualisieren
Erstellt von Hanspeter Körner am 15. Januar 2021
Keramikwand von Joan Miró in Palma de Mallorca 
Warum sind Projekte oft verspätet? 

Die üblichen Verdächtigen als Gründe für verspätete Projekte sind: Es ist schwierig alle Mitarbeiter zur Zusammenarbeit zu bewegen; Es sind zu wenig Ressourcen verfügbar; Projekte müssen früher starten, um früher fertig zu werden; Wir brauchen eine bessere Planung. 

Keine dieser Ausreden ist wahr, besonders die letzte nicht. Es gibt keine wirklich genauen Pläne. Nur bessere oder schlechtere Pläne. Wenn Sie in Projekten nicht den gewünschten Fortschritt erzielen, besteht Ihre grösste Chance nicht in einer besseren Planung, sondern in einer effektiveren Ausführung, welche die tatsächlichen Gründe für die Verspätung von Projekten anspricht:

1. Verwirrende oder unklare Prioritäten 
2. Keine Werkzeuge für kollaborative Projektabwicklung 
3. Zu viel Arbeit im System
4. Vorzeitiger Start von Aufgaben, ohne gute Vorbereitung
5. Widersprüchliche Ziele und Agenden

Was verbessert und beschleunigt die Projektabwicklung wirklich? 
Das Visualisieren Ihres Prozesses.

Projektbeteiligte arbeiten nicht effektiv zusammen, weil sie dafür kein gemeinsames Werkzeug haben. Sie sehen nicht, wo sich das Projekt befindet und welchen Status es hat. Sie sehen nicht, was Priorität hat und woran sie als nächstes arbeiten sollen. Sie erkennen nicht, wie sie sich gegenseitig helfen und Ihre Energie gemeinsam für die dringendste Aufgabe einsetzen können. 

Stattdessen konzentrieren sich Teams auf das, was sie sehen: auf die Arbeit, die nicht erledigt wurde. In langen Sitzungen schiebt man sich dann die Schuld zu, anstatt produktiv in die Zukunft zu arbeiten.

In zehn Minuten zur Klarheit
Was halten Sie davon, wenn Sie als Team, anstatt in langen Projektsitzungen Zeit und Energie zu verlieren, nur zehn Minuten pro Tag investieren, um die nächsten Schritte kristallklar abzuleiten? 

Alles was Sie dazu brauchen ist ein wenig Platz und ein Whiteboard bzw. ein leeres Plakat.

Was ist Ihr Prozess?
Am Whiteboard bzw. auf dem Plakat bilden Sie Ihren Prozess ab: Was muss Schritt für Schritt getan werden, um ein Projekt von Anfang bis Ende abzuschliessen? Was sind die Schnittstellen und Lieferobjekte? An welchen Übergängen sind Entscheidungen gefordert?

Das klingt einfach, oder? Für viele Teams aber ist die Auflistung der Schritte erhellend. Denn es ist vielleicht das erste Mal, dass jemand den Projektprozess untersucht und abgebildet hat.

Durch das Darstellen aller Projektaufgaben auf EINEM Board und durch das Zuordnen eines Status zu jeder Aufgabe verlagert das Team sofort seine Aufmerksamkeit von einem konkurrierenden Aufgabenbündel auf EIN Projekt. Was hat in diesem neuen Kontext Priorität? Was auch immer am wahrscheinlichsten den Liefertermin bedroht.

Ein gemeinsames Verständnis führt zur kollaborativen Projektabwicklung
Es liegt an der menschlichen Natur: Die Arbeit, die wir sehen, ist die Arbeit, die wir für wichtig halten. Und wenn wir uns am Arbeitsplatz isoliert auf unsere Aufgaben konzentrieren, sehen wir nicht nur den Wald vor lauter Bäumen nicht - wir können nur an unseren eigenen Zweig denken. Das visuelle Projektboard schiebt den Nebel zur Seite. Wenn die Teammitglieder ihre Arbeit in einem grösseren Kontext sehen, suchen sie automatisch nach Wegen, um sich gegenseitig zu helfen.

Weitere Vorteile des Projektboards sind die Minimierung von Multitasking und das Starten von Aufgaben mit guter Vorbereitung.

Multitasking unter Kontrolle bringen 
Jedes Mal wenn ein Ingenieur, ein Konstrukteur oder ein Projektmitarbeiter zwischen Aufgaben wechselt, geht wertvolle Zeit und Fokus verloren. Das Projektboard begrenzt die in Arbeit befindlichen Aufgaben und fördert dadurch Singletasking. Aufgaben werden beschleunigt abgeschlossen und die Mitarbeiter sind motiviert die nächste Aufgabe anzugehen.

Aufgaben beginnen erst dann, wenn sie abgeschlossen werden können
Je früher Sie beginnen, desto früher sind Sie fertig, richtig? Falsch. Wenn Projekte und Aufgaben ohne gute Vorbereitung beginnen - der gesamte Satz genehmigter Konstruktionen, Zeichnungen, Werkzeuge, Teile usw. - nimmt Multitasking und Nacharbeit zu. Das Projektboard beschleunigt den Prozess mit einer Verpflichtung zur guten Vorbereitung. Die Arbeit wird erst freigegeben, wenn alle Pläne, Teile etc. vorhanden sind.

Visuelle Projektboards führen zu besserer Zusammenarbeit, eine erste Voraussetzung um Projekte zuverlässiger und schneller zu machen.

Hanspeter Körner

Hanspeter Körner unterstützt Geschäftsführer ihr Projektgeschäft zu entwickeln. Er ist Experte im Bereich Multiprojekt-Management. Seine Kunden führen Projekte in kürzerer Zeit durch, mit weniger Stress, in gleicher oder besserer Qualität und bei gleichen Betriebskosten. Gleichzeitig coacht er Abteilungsleiter, die einen Weg aus der Überlast ihrer Abteilung suchen. Mittels einfacher und schnell wirksamer Massnahmen wird die Produktivität und der Output von Teams erhöht. 

Wenn Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens verbessern wollen, kontaktieren Sie mich bitte und vereinbaren Sie eine Strategie-Sitzung.
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